Zásady ochrany osobných údajov

1. Kto sme

Službu NACHO poskytuje spoločnosť Hotbyte s. r. o., Hornostavská 5023/24, 949 01 Nitra, Slovenská republika, IČO 57 862 125, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Nitra, oddiel Sro, vložka 71289/N.

S otázkami alebo žiadosťami týkajúcimi sa ochrany osobných údajov nás kontaktujte na hello@hotbyte.sk.

2. Rozsah a postavenie pri ochrane údajov

Tieto zásady sa vzťahujú na getnacho.com, účty NACHO a prepojenia NACHO so službami, ako sú Facebook, Instagram, WhatsApp, e-mail, kalendáre, platobné služby a poskytovatelia umelej inteligencie.

Hotbyte je spravidla prevádzkovateľom údajov o účtoch, predplatnom, bezpečnosti, podpore a webovej lokalite. Keď firemný zákazník používa NACHO na správu svojich potenciálnych zákazníkov, kontaktov a konverzácií, tento zákazník zvyčajne určuje, prečo a ako sa záznamy používajú, a je ich prevádzkovateľom; Hotbyte ich spracúva v jeho mene ako sprostredkovateľ. Otázky týkajúce sa komunikácie s konkrétnou firmou je preto spravidla potrebné adresovať najprv tejto firme.

3. Osobné údaje, ktoré spracúvame

V závislosti od spôsobu používania služby NACHO môžeme spracúvať:

• Údaje o účte a firme: meno, obchodné meno, e-mailová adresa, telefónne číslo, rola, autentifikačné záznamy, nastavenia a komunikácia s podporou.
• Údaje o vzťahoch so zákazníkmi: kontaktné údaje, dopyty, správy, prílohy, história hovorov alebo správ, poznámky, cenové ponuky, rezervácie, faktúry, záznamy súhlasov a aktivity v obchodnom procese, ktoré poskytli používatelia alebo ich zákazníci.
• Údaje prepojených služieb: identifikátory účtov, udelené oprávnenia, prístupové údaje, stav pripojenia a údaje prijaté z integrácií, ktoré sa zákazník rozhodol zapnúť.
• Fakturačné údaje: program, predplatné, stav platby, faktúry a referencie transakcií. Úplné údaje platobnej karty spracúva poskytovateľ platieb a NACHO ich neukladá.
• Technické a bezpečnostné údaje: IP adresa, informácie o prehliadači a zariadení, časové údaje, záznamy požiadaviek a auditov, chybové hlásenia, relácie a bezpečnostné udalosti.
• Údaje o používaní a AI: používanie funkcií, aktivita automatizácií, prompty, relevantný firemný kontext, vytvorené odpovede a spotreba tokenov, ak sú zapnuté funkcie AI.

4. Integrácie Facebook, Instagram a ďalšie produkty Meta

Firemný zákazník NACHO môže prepojiť Facebook stránky a profesionálne účty Instagram. NACHO požaduje iba oprávnenia potrebné na nájdenie autorizovaných firemných aktív, pripojenie správ, odber udalostí správ a odpovedanie cez pripojený účet. Môžu medzi ne patriť pages_show_list, pages_manage_metadata, pages_messaging, pages_read_engagement, instagram_basic, instagram_manage_messages a business_management.

Prostredníctvom týchto integrácií môžeme spracúvať:

• identifikátory, názvy a používateľské mená Facebook stránok, účtov Instagram a firemných portfólií;
• udelené oprávnenia a šifrované prístupové tokeny stránok;
• identifikátory odosielateľa a príjemcu, profilové meno alebo používateľské meno, adresu profilového obrázka, ak je dostupná, identifikátory správ, text správ, prílohy a časové údaje;
• správy odoslané pripojenou firmou cez NACHO a stav doručenia alebo chyby.

Tieto údaje používame na zobrazenie autorizovaných účtov, prijímanie a organizovanie konverzácií, vytváranie alebo párovanie kontaktov v CRM, umožnenie odpovedí pripojenej firmy a spúšťanie zákazníkom nastavených následných krokov alebo pracovných postupov s podporou AI. Údaje platformy Meta nepoužívame na vytváranie nesúvisiacich reklamných profilov a nepredávame ich.

Krátkodobé kódy OAuth a výsledky vyhľadania účtov sa používajú na dokončenie pripojenia. Dočasné údaje o vyhľadaných účtoch sa zvyčajne automaticky odstránia približne po desiatich minútach. Uložené prístupové tokeny zostávajú šifrované, kým sa pripojenie neodstráni, nevyprší alebo sa nevymaže.

5. Účely a právne základy

Údaje spracúvame na poskytovanie a správu služby NACHO, overovanie používateľov, poskytovanie prepojenej komunikácie a funkcií CRM, spracovanie platieb, poskytovanie podpory, predchádzanie zneužitiu, udržiavanie bezpečnosti, plnenie zákonných povinností a zlepšovanie spoľahlivosti.

Ak Hotbyte koná ako prevádzkovateľ, právnym základom je spravidla plnenie zmluvy alebo kroky požadované pred jej uzavretím, splnenie zákonnej povinnosti, náš oprávnený záujem na prevádzke a zabezpečení služby alebo súhlas, ak ho vyžaduje zákon. Ak Hotbyte koná ako sprostredkovateľ, spracúvanie sa vykonáva podľa pokynov firemného zákazníka a podmienok spracúvania údajov.

6. Zdieľanie a poskytovatelia služieb

Osobné údaje sprístupňujeme iba v rozsahu potrebnom na poskytnutie služby, dodržanie pokynov zákazníka, splnenie zákona, ochranu práv a bezpečnosti alebo uskutočnenie obchodnej transakcie s primeranými zárukami.

Medzi príjemcov môžu patriť poskytovatelia infraštruktúry a hostingu, Meta a ďalšie pripojené komunikačné platformy, OpenAI alebo iní nastavení poskytovatelia AI, Stripe na spracovanie platieb, poskytovatelia e-mailov a SMS, poskytovatelia kalendárov, odborní poradcovia a orgány verejnej moci, ak to vyžaduje zákon. Každý pripojený poskytovateľ spracúva údaje aj podľa vlastných podmienok a zásad ochrany osobných údajov.

7. Uchovávanie a bezpečnosť

Údaje uchovávame tak dlho, ako je potrebné na poskytovanie služby a splnenie uvedených účelov. Údaje účtu a CRM sa spravidla uchovávajú počas aktivity zákazníckeho účtu. Niektoré fakturačné, zmluvné, bezpečnostné a auditné záznamy môžu byť uchovávané dlhšie, ak to vyžaduje zákon alebo je to potrebné na určenie, výkon alebo obhajobu právnych nárokov.

Odpojením účtu Meta sa odstráni lokálne pripojenie a uložený prístupový token a zastaví sa prijímanie nových správ. Existujúce kontakty a história konverzácií zostanú v CRM zákazníka, kým ich zákazník nevymaže alebo nepožiada o ich vymazanie. Zálohy sa odstraňujú v rámci bežného chráneného cyklu, pokiaľ zákon nevyžaduje dlhšie uchovanie.

Používame riadenie prístupu, šifrovanie integračných prihlasovacích údajov, overovanie podpísaných webhookov, protokolovanie a ďalšie organizačné a technické opatrenia. Žiadna internetová služba nemôže zaručiť absolútnu bezpečnosť.

8. Cookies, pixely a podobné technológie

NACHO používa nevyhnutné cookies a lokálne úložisko na prihlásenie, bezpečnosť, jazyk a nastavenia rozhrania. Verejné formuláre alebo stránky prevádzkované zákazníkom NACHO môžu používať aj Meta Pixel, Meta Conversions API alebo značky Google Ads, ak ich zákazník zapne. Tieto nástroje môžu spracúvať údaje o prehliadači, zariadení, zobrazení stránky a konverziách a pri nastavených konverzných udalostiach aj hašované kontaktné údaje. Firma prevádzkujúca stránku zodpovedá za poskytnutie potrebných informácií a získanie súhlasu vyžadovaného zákonom.

9. Vaše práva na ochranu osobných údajov

V rozsahu platných právnych predpisov môžete požiadať o prístup k svojim osobným údajom, ich opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania alebo prenosnosť, namietať proti určitému spracúvaniu a odvolať súhlas bez vplyvu na zákonnosť predchádzajúceho spracúvania. Môžete tiež podať sťažnosť príslušnému dozornému orgánu vrátane Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

Ak sú vaše údaje uložené v pracovnom priestore NACHO patriacom niektorému z našich firemných zákazníkov, môžeme vašu žiadosť postúpiť tomuto zákazníkovi alebo mu pomôcť s odpoveďou. Pred vybavením žiadosti môžeme potrebovať overiť vašu totožnosť.

10. Vymazanie údajov z Facebooku a Instagramu

O vymazanie údajov získaných cez Facebook, Instagram alebo iný produkt Meta môžete požiadať takto:

1. Pošlite e-mail na hello@hotbyte.sk s predmetom „Žiadosť o vymazanie údajov Meta“.
2. Uveďte príslušnú Facebook stránku alebo účet Instagram, firmu, ktorú ste kontaktovali, a meno alebo používateľské meno potrebné na vyhľadanie konverzácie. Neposielajte heslá ani prístupové tokeny.
3. My alebo príslušný firemný zákazník NACHO môžeme požiadať o primerané overenie totožnosti alebo oprávnenia.
4. Po overení údaje pod našou kontrolou vymažeme alebo anonymizujeme, pokiaľ ich uchovanie nevyžaduje zákon alebo nie je potrebné z bezpečnostných dôvodov či na právne nároky. Dokončenie potvrdíme alebo vysvetlíme povolenú výnimku.

11. Medzinárodné prenosy údajov

Niektorí poskytovatelia služieb môžu spracúvať údaje mimo Slovenska alebo Európskeho hospodárskeho priestoru. Ak je to potrebné, opierame sa o rozhodnutie o primeranosti, štandardné zmluvné doložky alebo inú zákonnú záruku prenosu spolu s primeranými doplnkovými opatreniami.

Deti

NACHO je služba pre firmy a nie je určená deťom. Deti vedome nevyzývame, aby si vytvárali správcovské účty NACHO.

12. Zmeny a kontakt

Tieto zásady môžeme aktualizovať pri zmene služby, integrácií alebo právnych požiadaviek. Aktuálnu verziu označuje dátum účinnosti uvedený vyššie. O podstatných zmenách budeme informovať, ak to bude potrebné.

Otázky a žiadosti týkajúce sa ochrany osobných údajov môžete poslať na hello@hotbyte.sk alebo poštou na adresu Hotbyte s. r. o., Hornostavská 5023/24, 949 01 Nitra, Slovenská republika.